Managementul on-line al proiectelor- studiu de caz: proiect PC7

Managementul unui proiect decide succesul sau eșecul respectivului proiect.  Spre deosebire de managementul secolului XIX- unde managerul de proiect făcea totul- de la conducerea propriu-zisă a proiectului și până la realizarea de rapoarte sau evidența cheltuielilor curente, managementul modern a introdus noțiunea de management participativ, distribuit, fiecare membru al echipei de implementare având rolul său și atribuțiile sale.
În România foarte multă vreme noțiunea de manager s-a suprapus peste ideea de ”șef”. În acest sens, la un moment dat, specialiștilor tineri le erau refuzate cursurile de management de teamă că le-ar putea lua locul managerilor existenți. În realitate, pentru toată lumea este bine ca managementul să fie desfășurat de cei mai competenți membri ai echipei, pentru a asigura performanța proiectului. Managementul formal al proiectului poate fi asigurat de către un specialist recunoscut pentru expertiza sa- care poate valida în același timp și demersul științific al proiectului. Pe de altă parte pot coexista și colabora n manageri executivi, fiecare având rolul său bine determinat.
Managementul modern este strâns legat de ideea de comunicare. De aceea un bun manager comunică continuu  acțiunile întreprinse și își asumă lucrurile care n-au ieșit bine. Pe de altă parte orice management de succes implmentează principiul ”need to know” diseminând exact atâta informație cât trebuie să știe un membru al echipei, pe diferite nivele ierarhice.
Managementul on-line al proiectelor urmărește ca acțiuni principale:

• monitorizarea on-line a desfășurării proiectului; proiectul trebuie să respecte cerințele de calitate impuse inițial, termenele stabilite și să utilizeze resursele definite în contractul inițial; 
• înregistrarea acțiunilor întreprinse, a rezultatelor acestora și a eventualelor probleme survenite în cursul desfășurării acțiunii; înregistrarea este esențială pentru a asigura trasabilitatea proiectului ;
• comunicarea între membrii echipei; mai ales pentru echipele de proiect mari- de exemplu acolo unde există 50 de parteneri sau mai mulți, fiecare cu o echipă de cel puțin 3 persoane- comunicarea este esențială; uneori anumite pachete de lucru își găsesc soluția la parteneri din proiect care nu participă la respectivele pachete- scutind astfel un efort considerabil și eliberând resursele;
• diseminarea  pe scară largă a rezultatelor; acolo unde comunitatea a investit într-un anumit proiect, se așteaptă ca rezultatele obținute să fie utile într-o măsură cât mai mare pentru comunitate.

În continuare , o parte din aspectele prezentate mai sus sunt exemplificate în cadrul unui proiect din Programul Cadru 7 la care INCDPM a participat, proiect terminat în luna mai 2013.

Figura 1. Prima pagină a site-ului proiectului. 

Site-ul conține la un nivel protejat și sistemul de management on-line. Acțiunea de diseminare se realizează pe prima pagină, care poate fi accesată liber. Se poate observa că se realizează o diseminare la nivelul maxim posibil on-line. 

Figura 2. O parte din opțiunile sistemului de management on-line.

Se poate observa din figura 2 că fiecare membru al echipei de implmentare, respectiv fiecare unitate participantă la proiect dispune de opțiuni proprii, personalizate (MyCompany, MyActivities). Acest lucru asigură principiul ”need to know” permițând în același timp colaborarea pe nivelele ierarhice. 

Figura 3  Raportarea financiară on-line

Raportarea financiară on-line asigură eficiența managementului financiar. Odată aprobate de către coordonatorul proiectului, după ce au fost verificate de un expert în auditul financiar, rapoartele sunt convertite automat în formularul de plată, respectiv ”Form C” adoptat de Uniunea Europeană în programele PC7.

Un sistem similar de management va fi implementat și în cadrul proiectului structural pregătit.