SSM- Începuturi- 4 Cum poți evalua managementul specific SSM ?

SISTEM DE AUDITARE A MANAGEMENTULUI SECURITĂŢII ŞI SĂNĂTĂŢII ÎN MUNCĂ LA NIVELUL IMM-URILOR

1. OBIECTIVE: Prevenirea riscurilor operaţionale prin analiza operativă a sistemului managerial dedicat securităţii şi sănătăţii în muncă la nivelul IMM. Analiza rapidă a  acestui sistem managerial în cazul în care nu este necesară o analiză aprofundată- din diverse motive (activitate redusă, lipsă de evenimente care pot fi atribuite direct managementului, etc.)

2. SCHEMA STRUCTURALĂ A APLICĂRII SISTEMULUI

Figura 1 Schema structurală a aplicării sistemului

                  

LOC(URI) DE APLICARE: Sistemul de auditare a managementului SSM în IMM-uri se aplică:

            -la nivelul unei subunităţi a IMM-ului (secţie, atelier, etc.) în cazul în care

această subunitate dispune de un management propriu al SSM,

management care poate fi definit într-un mod coerent şi unitar pe baza

legislaţiei existente şi a principiilor manageriale aferente.

-la nivelul întregului IMM

3. STRUCTURA MODULARĂ A SISTEMULUI

Structura modulară a sistemului este prezentată în figura următoare. Metodologia de aplicare constituie nucleul sistemului. Structurarea modulară oferă posibilitatea unor dezvoltări ulterioare atunci când se consideră necesar acest lucru.

Figura 2 Structura modulară a sistemului

4. RESURSE NECESARE:

Resurse umane:      Auditor calificat pentru aplicarea auditului şi analiza rezultatelor obţinute.

Resurse materiale:  Sistemul de pre-auditare, sistem de notare rezultate

Resurse de timp       Durată prezumată maximă pentru auditare: 4 ore;

Timp necesar pentru analiză;                            2 ore;

Total resurse timp maxime                                 6 ore

          

5. PAŞI DE APLICARE:

1.Auditorul stabileşte de comun acord cu managementul IMM  în decursul unei prime întâlniri cu componenta managerială auditată data şi locul în care se va desfăşura auditul.

2. Auditorul prezintă managementului scopul  pre-auditului , insistând asupra aspectelor benefice pe care auditul le va avea asupra activităţii ulterioare a componentei manageriale a IMM-ului.

3. Auditorul răspunde eventualelor întrebări puse de managementul IMM-ului.

4. Auditorul citeşte întrebările , oprindu-se la fiecare întrebare .Managementul auditat este rugat să precizeze dacă necesită elemente suplimentare pentru clarificarea sensului întrebării. După ce managementul a confirmat înţelegerea întrebării puse este rugat să aleagă unul din cele 4 răspunsuri posibile:

            -Da- răspunsul afirmativ – confirmă faptul că IMM-ul a realizat aspectul

menţionat în întrebare- orice răspuns afirmativ devine în mod automat PUNCT TARE în evaluarea calitativă realizată;

-Nu- răspuns negativ- dacă managementul IMM-ului răspunde cu NU înseamnă că acel aspect rămâne „de dorit”, respectiv de realizat. Toate răspunsurile cu NU devin automat PUNCTE SLABE în evaluarea calitativă realizată,

-Nu ştiu- răspunsurile cu NU ŞTIU trebuiesc clarificate înainte de terminarea auditului. Clarificarea acestor răspunsuri se va face:

            -prin completarea explicaţiilor referitoare la întrebare astfel încât

managementul să înţeleagă exact sensul întrebării;

-prin apelarea personalului care poate să dea lămuriri suplimentare;

Dacă şi după aplicarea acestor lămuriri răspunsul se menţine NU ŞTIU- întrebarea va fi considerată ca PUNCT SLAB întrucât dovedeşte neimplicarea managementului în rezolvarea aspectului respectiv;

-Neaplicabil- dacă managementul a evaluat respectiva întrebare cu NEAPLICABIL atunci întrebarea va fi eliminată din analiza rezultatelor.

Figura următoare sumarizează cele 4 răspunsuri posibile.

Figura 3 Cele 4 răspunsuri posibile

5.Auditorul notează răspunsurile date la întrebări. Documentul de notare va fi apoi contrasemnat de managementul audiat pentru a nu exista discuţii. Formularul de notare este prezentat în tabelul următor

  Tabel 1

RTPIS	SISTEMUL DE PRE-EVALUARE AL MANAGEMENTULUI SSM PUNCTE SLABE ȘI PUNCTE TARI
Număr întrebare	Punct slab	Punct tare	Neaplicabil	Observaţii
1
2....
Date de identificare auditor	Nume şi prenume: Funcţia: Telefon mobil: Telefon fix: Fax: E-mail:	Date de identificare management audiat	Nume şi prenume: Funcţia: Telefon mobil: Telefon fix: Fax: E-mail:
Semnătură auditor		Semnătură management audiat

6.Pe baza rezultatelor pre-evaluării auditorul „separă” coloana de puncte slabe din tabelul anterior, realizând un document care să indice managementului audiat ce trebuie să întreprindă pentru a-şi remedia punctele slabe. Managementul audiat poate să accepte recomandările auditorului- caz în care semnează că este de acord- sau să le respingă- caz în care recomandările vor fi stabilite de comun acord sau nu.

Formatul propus pentru documentul de recomandări este prezentat în tabelul următor.

Tabel 2

RTPIS	RECOMANDĂRI ÎN URMA PRE-EVALUĂRII MANAGEMENTULUI DE SSM
Punct slab	Recomandări auditor	Propuneri management	De acord		Semnătură auditor
			Da	Nu	Semnătură management

7.Pe baza punctului 6 managementul  asistat de auditor realizează un document intitulat „Plan de măsuri pentru  remedierea punctelor slabe găsite la pre-evaluare” Macheta planului de măsuri este prezentată în tabelul următor.

Tabel 3

RTPIS	PLAN DE MĂSURI PENTRU REMEDIEREA PUNCTELOR SLABE GĂSITE LA PRE-EVALUARE
PUNCTUL SLAB	Măsura	Cine răspunde	Data începerii implementării  măsurii	Data implementării complete a măsurii	Cine verifică

8.Pe baza punctelor 1-7 auditorul realizează un „Raport final asupra rezultatelor pre-evaluării managementului SSM”, raport a cărui formă este prezentată în continuare.

Tabel 4

RTPIS	Raport final asupra rezultatelor pre-evaluării managementului SSM
1.Date de identificare ale IMM-ului audiat	Nume IMM: Număr RC: Adresa: Activitatea principală (în clar şi cod CAEN)
2.Date de identificare management audiat	Nume şi prenume: Funcţie: Tel. Mobil: Tel. Fix: Fax: E-mail:
Item evaluat	Punct slab	Punct tare	Măsuri adoptate pentru eliminarea punctului slab	Cine răspunde	Măsură aplicată ?
					Da	Nu
1...
3.Date de identificare auditor	Nume şi prenume: Loc de muncă:: Tel. Mobil: Tel. Fix: Fax: E-mail:
Semnătură auditor
Semnătură şi ştampilă management IMM

6. REZULTATE AŞTEPTATE:

Rezultatele aşteptate vor confirma (sau nu) aptitudinile managementului IMM în gestionarea riscurilor la nivelul IMM-ului.

Trebuie menţionat foarte clar că rolul pre-auditului este de a facilita îmbunătăţirea activităţii manageriale din punct de vedere al managementului SSM- el neconstituind în nici un caz baza fundamentării unor acţiuni punitive împotriva managementului audiat.

În continuare este prezentat check-listul pre-evaluării (auditului) managementului SSM pentru IMM-uri.

7. PREZENTAREA  PARȚIALĂ A SISTEMULUI DE EVALUARE A MANAGEMENTULUI SECURITĂŢII ŞI SĂNĂTĂŢII ÎN MUNCĂ LA NIVELUL IMM

Din motive lesne de înțeles n-au fost prezentate  toate cele 200 de întrebări care alcătuiesc sistemul la acest moment.

Evaluatorul are posibilitatea să utilizeze un coeficient de încredere- atunci când nu este convins că răspunsurile date sunt 100% corecte.

7.1.DESCRIEREA METODOLOGIEI DE EVALUARE

Finalmente, el trebuie să obțină un punctaj  care să exprime competența managementului de SSM al unității de tip IMM.

Întrebările la care se răspunde cu DA- au 1 punct

Întrebările la care se răspunde cu NU- au 0 puncte.

Întrebările la care se răspunde cu ”NU ȘTIU” vor fi luate în considerare în aprecierea competenței persoanei intervievate- dacă mai mult de 20% din întrebări au un astfel de răspuns – este un indiciu că există probleme majore legate de pregătirea și implicarea personalului în SSM.

 Tabel 5

Nr. crt.	Întrebare	RĂSPUNSURI			NEAPLICABIL	Coeficient încredere	Observații
		DA	NU	NU ȘTIU
1	A.IMAGINE INIŢIALĂ Au fost realizate de curând (maximum în urmă cu 6 luni) o analiză şi / sau revizuire a aspectelor legate de SSM ?
2	Această analiză/revizuire a comparat  managementul SSM existent în mod current în unitate (chiar dacă acesta nu este menţionat explicit) cu cerințele  legale referitoare la managementul SSM ?
3	Această analiză/revizuire a avut girul instituţiilor competente (Inspecţia Muncii sau furnizori de servicii SSM abilitaţi) ?
4	Această analiză/revizuire a comparat situaţia existentă cu bunele practice în domeniul SSM existente în sectorul dvs. de activitate ?
5	Această analiză/revizuire a ţinut seama de eficienţa şi efectivitatea resurselor disponibile ?
6.	B.POLITICI MANAGERIALE REFERITOARE LA SSM Există o politică  managerială explicită în domeniul  SSM în unitatea dumneavoastră ?
7	A fost această politică definită, documentată şi aprobată de către managerul general al IMM-ului şi de Comitetul de Administraţie (sau altă formă decizională) ?
8	C.ORGANIZARE De la cel mai înalt nivel managerial (managerul general al IMM-ului) a fost alocată responsabilitatea implementării în condiţii optime a managementului SSM precum şi a funcţionării acestuia la parametrii indicaţi, în cadrul IMM ?
9	D.PLANIFICARE ŞI IMPLEMENTARE Au fost desfăşurate evaluări de risc pentru toate activităţile IMM-ului ?
10	Activităţile IMM-ului sunt conforme cu toate cerinţele legale de securitate şi sănătate ?
11	Are IMM-ul  făcute aranjamentele necesare pentru a acoperi : -planurile; -obiectivele; -resursele; -personalul necesar pentru a implementa politica de SSM ?
12	Dispune IMM-ul de planuri operaţionale pentru controlul riscurilor operaţionale şi pentru satisfacerea prevederilor legale ?
13	Există planuri pentru eventualele situaţii de urgenţă ?
14	Există aranjamente (concretizate în proceduri interne) pentru planificarea managementului SSM în timp ?
15	Există aranjamente (concretizate în proceduri interne) pentru măsurarea performanţelor, desfăşurarea de audituri şi acţiuni de revizuire ?